Datenschutz

Wir möchten Sie nachfolgend über die Verarbeitung personenbezogener Daten im Zusammenhang mit der Nutzung von „Microsoft Teams“ informieren.

1. Zweck der Verarbeitung

Wir nutzen das Tool „Microsoft Teams“, um Telefonkonferenzen, Online-Meetings, Videokonferen-zen und/oder Webinare durchzuführen (nachfolgend: „Online-Meetings“). „Microsoft Teams“ ist ein Service der Microsoft Corporation, One Microsoft Way, Redmont, WA 98052-6399, USA (https://teams.microsoft.com).

2. Verantwortlicher

Verantwortlicher für Datenverarbeitung, die im unmittelbaren Zusammenhang mit der Durchführung von „Online Meetings“ steht, ist die DAVASO GmbH, Sommerfelder Straße 120, 04316 Leipzig.

3. Welche Daten werden verarbeitet?

Bei der Nutzung von „Microsoft Teams“ werden verschiedene Datenarten verarbeitet. Der Umfang der Daten hängt dabei auch davon ab, welche Angaben zu Daten Sie vor bzw. bei der Teilnahme an einem „Online-Meeting“ machen. Folgende personenbezogene Daten sind Gegenstand der Verarbeitung:

Angaben zum Benutzer: z.B. Anzeigename („Display name“), ggf. E-Mail-Adresse, Profil-bild (optional), Bevorzugte Sprache
Meeting-Metadaten: z.B. Datum, Uhrzeit, Meeting-ID, Telefonnummer, Ort, Teilnehmer-IP-Adressen, Geräte-/Hardware-Informationen
Text-, Audio- und Videodaten: Sie haben ggf. die Möglichkeit, in einem „Online-Meeting“ die Chatfunktion zu nutzen. Insoweit werden die von Ihnen gemachten Texteingaben verarbeitet, um diese im „Online-Meeting“ anzuzeigen. Um die Anzeige von Video und die Wiedergabe von Audio zu ermöglichen, werden entsprechend während der Dauer des Meetings die Daten vom Mikrofon Ihres Endgeräts sowie von einer etwaigen Videokamera des Endgeräts verarbeitet. Sie können die Kamera oder das Mikrofon jederzeit selbst über die „Microsoft Teams“-Applikationen abschalten bzw. stummschalten.

4. Umfang der Verarbeitung

Wir verwenden „Microsoft-Teams“ um „Online-Meetings“ durchzuführen. Wenn wir „Online-Meetings“ aufzeichnen wollen, werden wir Ihnen das im Vorwege transparent mitteilen und – soweit erforderlich – um eine Zustimmung, z.B. in Textform bitten.

Die Chatinhalte werden bei der Verwendung von „Microsoft Teams“ protokolliert. Wir speichern die Chatinhalte für einen Zeitraum von einem Monat. Wenn es für die Zwecke der Protokollierung von Ergebnissen eines „Online-Meetings“ erforderlich ist, werden wir die Chatinhalte protokollieren. Das wird in der Regel nicht der Fall sein.

Eine automatisierte Entscheidungsfindung i.S.d. Art. 22 DSGVO kommt nicht zum Einsatz.

5. Rechtsgrundlagen der Verarbeitung

Soweit personenbezogene Daten von Beschäftigten der DAVASO GmbH verarbeitet werden, ist § 26 BDSG die Rechtsgrundlage der Datenverarbeitung. Sollten im Zusammenhang mit der Nutzung von „Microsoft Teams“ personenbezogene Daten nicht für die Begründung, Durchführung oder Beendigung des Beschäftigungsverhältnisses erforderlich, gleichwohl aber elementarer Bestandteil bei der Nutzung von „Microsoft Teams“ sein, so ist Art. 6 Abs. 1 lit. f) DSGVO die Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung. Unser Interesse besteht in diesen Fällen in der effektiven Durchführung von „Online-Meetings“.

Im Übrigen ist die Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung bei der Durchführung von „Online-Meetings“ Art. 6 Abs. 1 lit. b) DSGVO, soweit die Meetings im Rahmen von Vertragsbeziehungen oder zum Zwecke vorvertraglicher Maßnahmen durchgeführt werden.

Sollte keine vertragliche Beziehung bestehen, ist die Rechtsgrundlage Art. 6 Abs. 1 lit. f) DSGVO. Auch hier besteht unser Interesse in der effektiven Durchführung von „Online-Meetings“.

6. Empfänger/Weitergabe von Daten

Personenbezogene Daten, die im Zusammenhang mit der Teilnahme an „Online-Meetings“ verarbeitet werden, werden grundsätzlich nicht an Dritte weitergegeben, sofern sie nicht zur Weitergabe bestimmt sind. Beachten Sie bitte, dass Inhalte aus „Online-Meetings“ wie auch bei persönlichen Besprechungstreffen häufig gerade dazu dienen, um Informationen mit Kunden, Interessenten oder Dritten zu kommunizieren und damit zur Weitergabe bestimmt sind.

Weitere Empfänger: Der Anbieter von „Microsoft Teams“ erhält notwendigerweise Kenntnis von den o.g. Daten, soweit dies im Rahmen unseres Auftragsverarbeitungsvertrages mit „Microsoft Teams“ vorgesehen ist. Über die mit „Microsoft Teams“ abgeschlossene Auftragsverarbeitung auf der Basis von EU-Standardvertragsklauseln verpflichten wir Microsoft zur Einhaltung der gesetzlichen Vorgaben des geltenden Datenschutzrechts.

7. Datenverarbeitung außerhalb der Europäischen Union

Eine Datenverarbeitung außerhalb der Europäischen Union (EU) erfolgt grundsätzlich nicht, da wir unseren Speicherort auf Rechenzentren in der Europäischen Union beschränkt haben. Wir können aber nicht ausschließen, dass das Routing von Daten über Internetserver erfolgt, die sich außerhalb der EU befinden. Dies kann insbesondere der Fall sein, wenn sich Teilnehmer in einem Drittland aufhalten. Ebenso können wir eine Speicherung auf Servern außerhalb der Europäischen Union beim Auftragsverarbeiter Microsoft technisch nicht gänzlich ausschließen.

Ein sicheres Datenschutzniveau wird durch den Abschluss von ergänzten EU-Standarddatenschutzklauseln und technisch-organisatorische Maßnahmen gewährleistet, unter anderem dadurch, dass die Daten während des Transports über das Internet verschlüsselt und somit vor einem unbefugten Zugriff durch Dritte gesichert sind. Im Hinblick auf personenbezogene Daten, die durch Microsoft in den USA und Europa gespeichert werden und ggf. behördlichen Auskunftsersuchen von Behörden in den USA unterliegen könnten, garantiert Microsoft in einem Anhang zu den Standardvertragsklauseln, dass solche Verfügungen vor Gericht angefochten werden, mit denen der Zugang zu personenbezogenen Daten möglich wäre. Darüber hinaus hat sich Microsoft zur Entschädigung von betroffenen Personen für Schäden verpflichtet, die betroffenen Personen durch eine Weitergabe von personenbezogenen Daten auf eine Anforderung einer öffentlichen Stelle oder Strafverfolgungsbehörde außerhalb der EU/des EWR entstehen.

Das Datenschutzniveau wird gemessen an den voraussichtlichen Inhalten der „Online-Meetings“, die in der Regel abseits der Namen der an den „Online-Meetings“ teilnehmenden Personen keine personenbezogenen Daten beinhalten, als ausreichend angesehen.

8. Datenschutzbeauftragter

Wir haben einen Datenschutzbeauftragten benannt.

Sie erreichen diesen wie folgt:
DAVASO GmbH
Datenschutzbeauftragter
Sommerfelder Straße 120
04316 Leipzig
E-Mail: datenschutz@davaso.de

9. Datenschutzbeauftragter

Sie haben das Recht auf Auskunft über die Sie betreffenden personenbezogenen Daten. Sie kön-nen sich für eine Auskunft jederzeit an uns wenden.

Bei einer Auskunftsanfrage, die nicht schriftlich erfolgt, bitten wir um Verständnis dafür, dass wir ggf. Nachweise von Ihnen verlangen, die belegen, dass Sie die Person sind, für die Sie sich ausgeben.

Ferner haben Sie ein Recht auf Berichtigung oder Löschung oder auf Einschränkung der Verarbeitung, soweit Ihnen dies gesetzlich zusteht.

Schließlich haben Sie ein Widerspruchrecht in den Fällen, in denen die Verarbeitung Ihrer Daten auf Basis der Rechtsgrundlage des Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit f) DSGVO basiert.

Ein Recht auf Datenübertragbarkeit besteht ebenfalls im Rahmen der datenschutzrechtlichen Vorgaben.

10. Löschung von Daten

Wir löschen personenbezogene Daten grundsätzlich dann, wenn kein Erfordernis für eine weitere Speicherung besteht. Ein Erfordernis kann insbesondere dann bestehen, wenn die Daten noch benötigt werden, um vertragliche Leistungen zu erfüllen, Gewährleistungs- und ggf. Garantieansprüche prüfen und gewähren oder abwehren zu können. Im Falle von gesetzlichen Aufbewahrungspflichten kommt eine Löschung erst nach Ablauf der jeweiligen Aufbewahrungsfrist in Betracht.

11. Beschwerderecht bei einer Aufsichtsbehörde

Sie haben das Recht, sich über die Verarbeitung personenbezogener Daten durch uns bei einer Aufsichtsbehörde für den Datenschutz zu beschweren.

12. Änderung dieser Datenschutzhinweise

Wir überarbeiten diese Datenschutzhinweise bei Änderungen der Datenverarbeitung oder bei sonstigen Anlässen, die dies erforderlich machen. Die jeweils aktuelle Fassung finden Sie stets auf dieser Internetseite.

Stand: 10.06.2021