FAQ für Leistungserbringer

1. Allgemeines

Was ist das DAVASO-Portal?
Mit Hilfe des zusätzlichen Serviceangebots stellt die DAVASO GmbH Leistungserbringern, Ärzten, Krankenversicherungen und weiteren Interessengruppen online individuelle Services digital und gebündelt in einem Portal bereit.

Wer kann das DAVASO-Portal nutzen?
Die Kernfunktionen Rechnungsrecherche und TA-Validator richten sich vornehmlich an Leistungserbringer im Gesundheitswesen.
Die Online-Zuzahlungsprüfung kann derzeit von Apotheken und Sonstigen Leistungserbringern  in Anspruch genommen werden.

Das Modul Rechnungsrecherche kann aktuell nur von direktabrechnenden Leistungserbringern genutzt werden. Mit geplanten Modulerweiterungen für Ärzte, Krankenversicherungen sowie für weitere Interessengruppen, wird die Nutzung auf diese Gruppen erweitert.

Welche Rechnungen kann ich im DAVASO-Portal einsehen?
Im Portal können Sie alle Rechnungen zur Rechnungs- und Verordnungsprüfung der Sonstigen Leistungserbringer gem. §§ 132g, 301a, 302 SGB V sowie § 105 SGB XI einsehen.

Warum sollte ich das DAVASO-Portal nutzen?
Alle Funktionen des Portals sind rund um die Uhr nutzbar – direkt und ohne Wartezeiten. Hier können Sie unabhängig, selbstbestimmt und jederzeit online den Bearbeitungstand Ihrer Rechnungen einsehen.

Was kostet die Nutzung des DAVASO-Portals?
Die Registrierung und die Nutzung des DAVASO-Portals ist kostenlos.


Wo finde ich die Nutzungsbedingungen?
Die aktuellen Nutzungsbedingungen finden Sie hier.

Für welche Geräte ist das DAVASO-Portal verfügbar?
Aktuell steht Ihnen das DAVASO-Portal als Webapplikation für den Zugriff über Desktop-Browser sowie mobile Geräte zur Verfügung.

2. Datenschutz

Wie werden meine Daten geschützt?
Alle Informationen rund um den Datenschutz finden Sie hier.

Wie ist der Umgang mit sensiblen Sozialdaten?
Der Umgang mit sensiblen Sozialdaten und sonstigen datenschutzrelevanten Themen hat bei der DAVASO GmbH seit jeher oberste Priorität. Alle Geschäfts- und Arbeitsprozesse werden entsprechend der gesetzlichen Bestimmungen ausgeführt, mit besonderer Sorgfalt gelebt und nachhaltig gesichert.

Zudem erfolgt jegliche Kommunikation zwischen Abrechner oder Leistungserbringer und dem DAVASO-Portal verschlüsselt, nach dem vom Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI) empfohlenen Verschlüsselungsprotokoll TLS 1.2. Weitergehende Informationen finden Sie hier.

Sowohl für die Nutzung der Zuzahlungsprüfung als auch beim Download von Absetzungsschreiben haben wir eine weitere Schutzmaßnahme, eine Zwei-Faktor-Authentifizierung, eingeführt (mehr dazu unter Punkt 10).

3. Registrierung und Anmeldung

Wie kann ich mich im DAVASO-Portal registrieren?
Gehen Sie auf https://portal.davaso.de.

    1.  Klicken Sie auf „Konto erstellen“.
    2.  Registrieren Sie sich mit Vorname, Nachname, einer aktuellen E-Mail-Adresse und vergeben Sie ein Passwort. Die Verwendung von Pseudonymen ist nicht gestattet.
    3.  Unter Zustimmung der Nutzungsbedingungen bekommen Sie eine Bestätigungs-E-Mail.
    4.  Durch einen Klick auf den Link in der E-Mail wird Ihre Registrierung abgeschlossen.

 

Wie kann ich ein Institutionskennzeichen zu meinem Account beantragen/hinzufügen?
Beim erstmaligen Aufruf eines Moduls werden Sie gebeten notwendige Informationen (wie zum Beispiel ein IK) zu hinterlegen. Danach folgen Sie den Anweisungen im DAVASO-Portal. Nach Freischaltung sind die zusätzlichen Informationen an Ihrem Account hinterlegt und können auch für andere Module abgerufen werden.

Falls Sie weitere IK verwalten möchten, um beispielsweise auch dafür Rechnungen einsehen zu können, funktioniert dies wie folgt:

      1.  Öffnen sie das Menü (oben rechts) und wählen Sie Meine Unternehmen
      2.  Gehen Sie auf den Reiter + IK freischalten
      3.  Geben Sie das gewünschte IK für die Freischaltung ein und bestätigen Sie die Angaben unter Beachtung der Nutzungsbedingungen
      4.  Das IK wird nun in dem Reiter Übersicht unter Meine Unternehmen im Bereich Beantragte Institutionskennzeichen angezeigt

 

Wie werde ich für beantragte/hinzugefügte Institutionskennzeichen freigeschaltet?
Die Freischaltung eines beantragten IK kann über zwei Wege erfolgen.

1. Für das beantragte IK gibt es keinen Administrator:
Die Anfrage wird von DAVASO bearbeitet. Wenn die Anfrage angenommen wurde, erhalten Sie eine Bestätigungs-E-Mail sowie postalisch einen PIN-Brief. Die Eingabe der PIN aus dem Brief erfolgt unter Meine Unternehmen im Reiter Übersicht. Durch einen Klick auf das entsprechende IK im Bereich Beantragte Institutionskennzeichen wird durch die Aufklappfunktion das PIN-Eingabefeld sichtbar. Nach erfolgreicher Bestätigung der PIN wird das IK im Bereich Freigeschaltete Institutionskennzeichen angezeigt.

2. Für das beantragte IK gibt es einen Administrator:
Die Anfrage wird von einem Administrator des IK bearbeitet. Wenn die Anfrage angenommen wurde, erhalten Sie eine Bestätigungs-E-Mail. Das IK im Bereich Freigeschaltete Institutionskennzeichen.

Wie schließe ich die Registrierung mit dem PIN-Code ab?
Die Eingabe der PIN aus dem Brief erfolgt unter Meine Unternehmen im Reiter Übersicht. Durch einen Klick auf das entsprechende IK im Bereich Beantragte Institutionskennzeichen wird durch die Aufklappfunktion das PIN-Eingabefeld sichtbar. Nach erfolgreicher Bestätigung der PIN wird das IK im Bereich Freigeschaltete Institutionskennzeichen angezeigt.

Warum habe ich den Brief mit dem PIN-Code noch nicht erhalten?
Die Zustellung des Briefes kann nach der versendeten Bestätigungs-E-Mail zur Freischaltung eines IK bis zu 10 Tage in Anspruch nehmen. Sollten Sie nach dieser Zeit keinen Brief erhalten haben, kontaktieren Sie bitte unser Service Center per E-Mail portal-info@davaso.de oder telefonisch unter 0341 25920 44.

Wie kann ich meinen Account löschen?
Hierzu melden Sie sich mit Ihrer E-Mail-Adresse und Kennwort an. Sie finden den Menüpunkt Zugang löschen in Ihrem Benutzermenü im rechten oberen Bereich.

4. Administration und Unternehmensverwaltung

Wie administriere ich die Nutzer in meinen Unternehmen?
Mit der Administrator-Rolle können Unternehmen die Zugriffe zu Modulen, für die ein IK erforderlich ist, individuell steuern. Unter Meine Unternehmen > Verwaltung können Administratoren alle für ihre IK freigeschalteten Nutzer sehen und die Verwaltung (das Annehmen, Ablehnen oder Sperren) neuer Nutzeranfragen für das jeweilige IK übernehmen. Machen sie dies nicht, bleiben die Anfragen offen und die Nutzer können die Module nicht verwenden. Neuen Nutzeranfragen werden im oberen Bereich der Verwaltungsseite angezeigt.

Administratoren haben auch die Möglichkeit, Nutzer, die bereits für eines ihren verwalteten IK freigeschaltet sind, anderen administrierten IK hinzuzufügen. Dies erfolgt im unteren Bereich der Verwaltungsseite. Werden mehr als ein IK verwaltet, so gibt es bei jedem bereits aktivierten Nutzer die Funktion hinzufügen. Mit dieser wird der entsprechende Nutzer einem anderen IK hinzugefügt. Damit der Nutzer auch alle Module für das neue IK verwenden kann, muss er nach dem Hinzufügen noch über die den Aktivierungsschalter aktiviert werden.

Alle nutzerbezogenen Funktionen (aktivieren/deaktivieren, Administrator-Rolle erteilen/entziehen, löschen) lassen sich für jeden Nutzer pro IK oder global für alle verwalteten IK durchführen. Die globalen Funktionen finden Sie im rechten Bereich der Verwaltungstabelle.

Wie sehe ich aktuelle Nutzeranfragen?
Administratoren sehen die Anzahl nicht beantworteter Nutzeranfragen in der Navigationsleiste oben rechts. Außerdem werden ausstehende Anfragen im oberen Bereich unter Meine Unternehmen > Verwaltung angezeigt. Bei neuen Anfragen werden Sie über das Portal-Postfach sowie eine E-Mail (einmal täglich) informiert.

Wie werde ich Administrator für mein Unternehmen?
Für die Beantragung der Administrator-Rolle gibt es drei Wege.

1. Ein IK wird zum ersten Mal für die Benutzung eines Moduls registriert:
An die bei der ARGE IK hinterlegte Adresse wird ein PIN-Brief zu Händen der Geschäftsführung versendet. Der Nutzer, der die PIN zur Freischaltung verwendet, erhält die Administrator-Rolle. Die PIN-Eingabe erfolgt unter Meine Unternehmen > Übersicht über die Ausklappfunktion zum entsprechenden IK im Bereich Beantragte Institutionskennzeichen.

2. Ein bereits freigeschalteter Administrator ernennt Sie zum Administrator:
Es gibt freigeschaltete Nutzer für ein IK, für das es aktuell keinen Administrator gibt:
Unter Meine Unternehmen > Übersichtim oberen Bereich Freigeschaltete Institutionskennzeichen durch Klick auf das entsprechende IK werden Informationen zum Unternehmen ausgeklappt. Hier erscheint nun die Funktion Administrator-Rolle beantragen welche ein PIN-Briefverfahren bei DAVASO auslöst.

Wie viele Administratoren kann es für ein Unternehmen (IK) geben?
Es kann maximal drei Administratoren für ein IK geben.

Wer sieht die Administratoren zu einem IK?
Administratoren sehen an dem grünen Administrator-Symbol in der Benutzerverwaltung unter Meine Unternehmen > Verwaltung wer ebenfalls als Administrator für ihr IK registriert ist. Nutzer die keine Administrator-Rolle sehen die Administratoren sowie andere Nutzer zu einem IK aus Datenschutzgründen nicht.

Wie verwalte ich mehrere IK in einem Account?
Über Meine Unternehmen > + IK freischalten können weitere IK für das Unternehmen registriert werden. Die Freischaltung erfolgt über einen Administrator des Unternehmens oder per PIN-Briefverfahren. In der Übersicht unter Meine Unternehmen finden Sie eine Auflistung aller für Sie freigeschalteten und beantragten IK.

Ich habe mehrere Accounts, um verschiedene IK zu verwalten. Muss ich jedes IK neu freischalten lassen, wenn ich die IK in einem Account bündeln möchte?
Ja. Bitte fügen Sie die fehlenden IK über Meine Unternehmen > + IK freischalten mit dem freiwählbaren Haupt-Account hinzu. Nicht mehr verwendete Accounts sollten über die Navigation unter Zugang löschen gelöscht werden.

5. Passwort und Benutzername

Ich habe mein Passwort vergessen.Wie kann ich mein Passwort zurücksetzen?
In der Anmeldemaske gibt es dazu die Funktion Passwort vergessen?.

Nach Eingabe der registrierten E-Mailadresse erhalten Sie per E-Mail einen Link, mit dem Sie ihr Passwort neu vergeben können.

Nutzer mit Administratorrechten müssen zusätzlich zum Zurücksetzen des Passwortes die PIN, die sie bei der Registrierung im postalischen Identifikationsverhalten erhalten haben, eingeben. Liegt die PIN nicht mehr vor, kann diese im Dialog zum Kennwort-Zurücksetzen über PIN nicht vorhanden? neu beantragt werden. Die PIN wird an die bei der ARGE IK hinterlegte Adresse wird zu Händen der Geschäftsführung versendet.

Ich habe meine übrigen E-Mailadresse vergessen. Was kann ich tun?
Kontaktieren Sie bitte hierzu unser Service Center. Sie erreichen uns von Montag bis Freitag von 08:00 Uhr bis 17:00 Uhr unter 0341 25920-44 oder via E-Mail an portal-info@davaso.de.

Ich habe meinen PIN-Code nicht mehr. Was kann ich tun?
Die PIN kann im Dialog zum Kennwort-Zurücksetzen über PIN nicht vorhanden? neu beantragt werden. Die PIN wird an die bei der ARGE IK hinterlegte Adresse wird zu Händen der Geschäftsführung versendet.

6. Rechnungsrecherche

Welche Daten kann ich einsehen?
Im DAVASO-Portal werden Ihnen keine personenbezogenen Daten angezeigt. Alle Rechnungen werden Ihnen ausschließlich als Kopie der Abrechnungsdaten auf aggregierter Rechnungsebene und datenschutzkonform zur Verfügung gestellt.

Für welchen Zeitraum werden meine Rechnungen angezeigt?
Sie können alle Rechnungen bis 6 Monate nach Bearbeitungsabschluss einsehen. Dieser Zeitraum wird nicht verlängert, wenn es im Verlauf dieser 6 Monate Änderungen zur Rechnung gibt.

Meine Rechnung wird nicht angezeigt?
Die papierhaften rechnungsbegründenden Unterlagen oder die elektronischen Abrechnungsdaten sind noch nicht bei der DAVASO GmbH eingegangen.

Meine Rechnung wird nicht angezeigt. Was ist der Grund dafür?
Hierfür kann es verschiedene Gründe geben.

1. Die papierhaften rechnungsbegründenden Unterlagen oder die elektronischen Abrechnungsdaten sind noch nicht bei der DAVASO GmbH eingegangen.
2. Die Rechnung wurde nicht durch einen Direktabrechner (IK) eingereicht.
3. Der Abschluss der Rechnungsbearbeitung liegt mehr als 6 Monate in der Vergangenheit.

Wie kann ich einen Rückrufwunsch zu einer Rechnung hinterlegen?
Suchen Sie nach der entsprechenden Rechnung und wechseln Sie per Klick auf die Rechnungsnummer in die Ansicht Rechnungsdetails. Hier können Sie im unteren Bereich einen Rückrufwunsch unter Angabe von Ansprechpartner und Rückrufnummer hinterlegen.

Der Rückrufwunsch wird von unseren Mitarbeitern verarbeitet und eingeplant. In der Regel erhalten Sie dann einen Rückruf binnen 48 Stunden.

7. TA-Validator

Wie benutze ich den TA-Validator?
Mit dem Prüfmodul können Sie überprüfen, ob der von Ihnen erstellte Rechnungsdatensatz den Vorgaben der Technischen Anlagen entspricht. Ziehen Sie dafür einfach die Datei per Drag-and-Drop in die Benutzeroberfläche und klicken Sie auf Datei prüfen. Um die Arbeit zu beschleunigen können Sie auch gleichzeitig mehrere Dateien prüfen lassen.

8. Zuzahlungsbefreiung

Was ist die Zuzahlungsprüfung und wofür kann ich sie einsetzen?
Bei dem Modul Zuzahlung handelt es sich um eine schnelle und sichere Variante den Zuzahlungsstatus eines Versicherten abzufragen. Dieses Modul können Sie nutzen, falls ein Versicherter Ihnen gegenüber keine Zuzahlungsbefreiung nachweisen kann und ersparen sich somit den Anruf bei der zuständigen Krankenkasse

Wie finde ich heraus ob ein Versicherter zuzahlungsbefreit ist oder nicht?
Geben Sie die Krankenversichertennummer (eKVNR) sowie die Krankenkasse des Versicherten in die Suchmaske ein. Das Modul Zuzahlung zeigt Ihnen den aktuellen Status der Zuzahlung.

Bei den Ergebnissen der Abfrage kann es in wenigen Fällen zu Abweichungen kommen. Beispielsweise kann ein in letzter Zeit durchgeführter Krankenkassenwechsel eines Versicherten oder eine Fusion von Krankenkassen zu einer Datenabweichung führen.

Bei Abweichungen überprüfen Sie bitte außerdem den gewählten Kostenträger und die eingegebene Versichertennummer, da sonst eine falsch-negative Aussage möglich ist.

9. Absetzungsschreiben

Wo finde ich Absetzungsschreiben zu meinen Rechnungen?
Unter der Funktion Rechnungsrecherche finden Sie die Absetzungsschreiben beim Menüpunkt Rechnungsdetails. In der Detailansicht finden Sie alle Absetzungsschreiben (im PDF-Format), die zur jeweiligen Rechnung vorhanden sind.

Wie lange werden Absetzungsschreiben im DAVASO-Portal angezeigt?
Die Absetzungsschreiben sind so lange sichtbar, wie die dazugehörigen Rechnungsinformationen – regulär bis 6 Monate nach Bearbeitungsschluss. Sollte es z. B. eine Änderung im Absetzungsschreiben geben, werden sowohl das erste sowie das korrigierte Schreiben in chronologischer Reihenfolge zur Verfügung gestellt.

Wer kann die Absetzungsschreiben einsehen?
Die Absetzungsschreiben können zunächst nur vom Administrator eines IK eingesehen werden. Dieser muss die Funktionserweiterung für alle weiteren Nutzer unter Meine Unternehmen freischalten.

Ich sehe nur einen Teil meiner Absetzungsschreiben?
Die Absetzungsschreiben sind nur für teilnehmende Krankenkassen verfügbar.

10. Zwei-Faktor Authentifizierung

Was ist die Zwei-Faktor-Authentifizierung und warum ist sie zur Nutzung einiger Funktionen notwendig?
Sowohl in der Zuzahlungsprüfung als auch beim Download der Absetzungsschreiben ist für die vollumfängliche Nutzung eine Zwei-Faktor-Authentifizierung nötig. Dabei werden zwei verschiedene und voneinander unabhängige Komponenten (Faktoren) als Identitätsnachweis des Nutzers abgefragt. Im DAVASO-Portal ist der erste Faktor Ihre E-Mail-Adresse und Ihr dazugehöriges Passwort bei der Anmeldung im Portal. Der zweite Faktor ist ein zeitlich begrenztes Einmalpasswort (TOTP-Verfahren), bestehend aus einer Zahlenkombination, welche über eine zusätzlich notwendige App auf Ihrem Smartphone immer wieder neu generiert wird.

Wie richte ich die Zwei-Faktor-Authentifizierung im DAVASO-Portal ein?
Die Aktivierung der Zwei-Faktor-Authentifizierung erfolgt im Bereich Meine Daten im Unterpunkt Sicherheit. Eine Schritt-für-Schritt Anleitung zur Einrichtung via Smartphone und Desktop finden sie hier.

Ich erhalte keine Aktivierungsmail für die Zwei-Faktor-Authentifizierung?
Zur Einrichtung der Zwei-Faktor-Authentizifierung muss der Link in der automatisch versendeten E-Mail angeklickt werden. Erhalten Sie keine E-Mail – prüfen Sie auch Ihren Spam-Ordner –  wenden Sie sich bitte an das Service Center per E-Mail portal-info@davaso.de oder telefonisch unter 0341 25920 44.

Welche Authentifizierungsapps kann ich zur Passwortgenerierung verwenden?
Grundsätzlich eignen sich alle Apps, die ein TOTP-Verfahren unterstützen. Wir empfehlen den Google Authenticator.

Was mache ich, wenn mein eingegebener Code ungültig ist?
Das verwendete TOTP-Verfahren für die Zwei-Faktor-Authentifizierung ist ein zeitbasiertes System. Hierbei ist es wichtig, dass die Uhrzeit Ihres Smartphones oder Rechners aktuell ist und mit der Zeit des DAVASO-Portals übereinstimmt. Falls Sie die Meldung erhalten „Der eingegebene Token ist ungültig“ kann eine erneute Synchronisierung mit einem Zeit-Server das Problem lösen.

Im Google Authenticator finden Sie die Synchronisierungsfunktion bei Android-Smartphones unter Einstellungen > Zeitkorrektur für Codes.
In dem Browser-Plugin Authenticator finden Sie diese Möglichkeit unter Einstellungen > Zeitgeber mit Google synchronisieren.
Ähnliche Einstellungsfunktionen finden Sie auch in anderen Apps oder Browser-Plugins.

Der angezeigte QR-Code wird nicht eingelesen.
Normale QR-Scanner-Apps können hier nicht verwendet werden!

Prüfen Sie, ob Sie für das Einlesen des QR-Codes eine Authenticator-App oder ein entsprechendes Browser Plugin verwenden. Wir empfehlen hier zum Beispiel die Google Authenticator App oder das Browser-Plugin Authenticator für Google Chrome oder Mozilla Firefox.

Wird der Code trotz Authenticator-App/Browser-Plugin nicht erkannt, melden Sie sich noch einmal vom DAVASO-Portal ab. Nach einer erneuten Anmeldung können Sie über Meine Daten eine neue E-Mail für die Einrichtung des Zwei-Faktor-Verfahrens beantragen. Dabei wird ein neuer und aktueller QR-Code generiert, den Sie dann wieder über Ihre App oder das Browser-Plugin einlesen können.

Ich nutze eine neues Endgerät (Handy, Tablet, PC) – wie verknüpfe ich meinen DAVASO-Portal-Account mit dem neuen Gerät?
Eine Reaktivierung der Verknüpfung auf einem neuen Endgerät erfordert – wie bei der ersten Einrichtung – den Zugriff auf den zur Anmeldung benutzen E-Mail-Account mit einer Authentifizierungsapp. Führen Sie alle Aktivierungsschritte mit dem neuen Gerät noch einmal durch.

11. Browser

Warum öffnet sich das DAVASO-Portal nicht?
Für die Nutzung des DAVASO-Portals sollten Sie jeweils die aktuelle Version des Browsers/Betriebssystems verwenden. Wir empfehlen hier aktuelle Browser wie zum Beispiel Mircrosoft Edge, Mozilla Firefox, Google Chrome oder Safari.

Falls Ihr Unternehmen den Internet Explorer 11 einsetzt, achten Sie bitte darauf, dass durch firmeninterne Sicherheitseinstellungen das Portal unter https://portal.davaso.de/ aufgerufen werden kann. Ist der Aufruf über den IE 11 nicht möglich, probieren Sie bitte einen der oben vorgeschlagenen Browser.

12. Kontakt

Sie haben noch weitere Fragen?
Sie erreichen uns von Montag bis Freitag von 08:00 Uhr bis 17:00 Uhr unter 0341 25920-44 oder via E-Mail an portal-info@davaso.de.